25 mei 2018
De Harddraverijvereniging Hillegom e.o.(verder: HH) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De HH houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy Policy;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen vooraf om uw toestemming als wij deze conform de privacywet nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop wijzen en deze respecteren.
Indien u vragen hebt over onze Privacy Policy dan kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan dit document.
Verwerking van persoonsgegevens van leden
Persoonsgegevens van leden worden door de HH verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinden, zoals facturatie van de contributie;
- Communicatie over HH gerelateerde onderwerpen;
- Verzenden van nieuwsbrieven;
- Deelname aan bijeenkomsten.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de HH de volgende persoonsgegevens van u vastleggen:
- Voornamen;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Adres;
- Geboortedatum;
- Telefoonnummer(s);
- E-mailadres;
- Datum aanvang lidmaatschap;
- Naam partner;
Uw persoonsgegevens worden door de HH gedurende het lidmaatschap opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en). Het bewaren van ledeninformatie na het opzeggen van het lidmaatschap heeft als doel: historie ledenverloop HH.
Verwerking van persoonsgegevens van sponsors en donateurs
Persoonsgegevens van sponsors en donateurs worden door de HH verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinden, zoals facturatie van de sponsorbijdrage en/of donateursbijdrage;
- Communicatie over HH gerelateerde onderwerpen;
- Publicatie van gegevens in overeenstemming met de sponsorovereenkomst;
- Verzenden van sponsor- en donateurspakketten;
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de HH de volgende persoonsgegevens van u vastleggen:
- Voornamen;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Bedrijfsnaam;
- Adres;
- Geboortedatum;
- Telefoonnummer(s);
- E-mailadres;
Uw persoonsgegevens worden door de HH gedurende het sponsorschap of donateurschap opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en). Het bewaren van deze informatie na het opzeggen van het sponsorschap of donateurschap heeft als doel: historie van sponsorschap of donateurschap van de HH.
Verwerking van persoonsgegevens in verband met inschrijving voor evenementen
Persoonsgegevens in verband met inschrijving voor evenementen worden door de HH verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinden, zoals het maken van deelnemerslijsten en spelindelingen;
- Communicatie over HH gerelateerde onderwerpen;
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de HH de volgende persoonsgegevens van u vastleggen:
- Voornamen;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Adres;
- Telefoonnummer(s);
- E-mailadres;
Uw persoonsgegevens worden door de HH gedurende de najaarsfeesten opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en). Daarna worden deze gegevens vernietigd.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden (inschrijving voor evenementen bijv.).
Zo maken wij gebruik van diensten van derden voor:
- het verzorgen van de ledenadministratie;
- het verzorgen van de financiële administratie;
- het verzenden van documenten per gewone post;
- het betalen of verrekenen van de contributie, sponsorbijdrage of donateursbijdrage;
- het verlenen van toegang tot het besloten gedeelte van de HH-website.
Met deze partijen (verwerkers) maken wij afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Wij geven geen persoonsgegevens door aan partijen waarmee wij die afspraken niet hebben, tenzij de wet ons tot het verstrekken van die gegevens verplicht, dan wel indien het verstrekken van die gegevens wettelijk is toegestaan.
Bewaartermijn
De HH bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
Alle personen die namens de HH van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op onze systemen;
- Onze IT-middelen zijn up-to-date beveiligd;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze leden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft te allen tijde recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.
Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als u naar aanleiding van onze Privacy Policy nog vragen of opmerkingen hebt, neem dan contact met ons op.
Contactgegevens:
Harddraverijvereniging Hillegom e.o.
Secretariaat: